ERP System für kleine Unternehmen: Warum ich den Wandel angestoßen habe

Bei der Frage nach einem ERP System für kleine Unternehmen müssen sich erfolgreiche Unternehmer anpassen, um die Herausforderungen und Produktivität der modernen Wirtschaft zu meistern. Dabei spielt die Wahl des richtigen ERP-Systems eine kritische Rolle.

Vor einiger Zeit hatte sich Geschäftsführer Walter Mainz* (Name geändert) die Frage nach der Modernisierung und Optimierung seiner internen Abläufe für seine Firma gestellt und sich immer wieder gewundert, dass bestimmte Prozesse einfach nicht „rund liefen“. Hierzu haben wir diesen Artikel als Impuls für alle Unternehmen im Mittelstand lanciert, wenn es um Antworten der Software Modernisierung, des Wachstums oder wie hier, die Neu-Strukturierung von „eingesessenen“ Systemen geht.

Als ich vor einem Jahr die Geschäftsführung eines gut laufenden, inhabergeführten Unternehmens im Maschinenbau übernommen habe, war mir eines sofort klar: Dieses Team kann unglaublich viel. Die Abläufe in bestehenden Systemen waren eingespielt, die Kundenbeziehungen gewachsen, die Qualität und Ressourcenplanung hoch.
Und dennoch: In den Gesprächen mit den Mitarbeitenden tauchte ein Muster auf – kein lautes Problem, sondern eher ein unterschwelliger Reibungsverlust.

• Excel-Tabellen wurden doppelt gepflegt
• Auftragsstände wurden telefonisch abgefragt
• Die Produktionsplanung lag in einer Datei, die nur zwei Personen verstanden

„Ich dachte nicht: „Das ist falsch.“ Ich dachte: „Das kann einfacher gehen.“

Ein ERP System für kleine Unternehmen bedeutet nicht, alles umzustoßen

„Ich bin kein Freund von Veränderung um der Veränderung willen. Aber ich glaube an gezielte Modernisierung und effiziente Planung,, die Prozesse erleichtert und Menschen entlastet. Deshalb habe ich nicht einfach ein ERP-System gekauft und „ausgerollt“. Stattdessen habe ich mit dem Team gesprochen.“

Denn ich weiß: Akzeptanz entsteht nicht durch Software – sondern durch Beteiligung effizienz.

Wir haben Workshops veranstaltet, in denen jede Abteilung offen sagen konnte:

• Was funktioniert heute gut und soll so bleiben?
• Wo entstehen unnötige Schleifen?
• Welche Informationen fehlen im Alltag?

Was ich gehört habe, war kein Widerstand – sondern Interesse. Der Wunsch, klarere Abläufe und flexibilität zu haben, weniger Suche, weniger Doppelerfassung.

Der Plan: Ein ERP System – aber bitte passgenau

Für mich war klar: Konzernsystem für Geschäftsprozesse. Wir brauchen eine Lösung, die zu uns passt – ein ERP System für kleine Unternehmen, dass modular, verständlich und erweiterbar ist.
Eine Software, die sich unseren Prozessen anpasst – nicht umgekehrt. Keine starren Strukturen, sondern ein System, das mitwächst.

Gemeinsam mit einem erfahrenen Partner haben wir begonnen, die passenden Module auszuwählen – Eine ERP Software für den klassischen Mittelstand, die Lager, Produktion, Vertrieb und Buchhaltung intelligent miteinander verknüpft. Und dabei Freiräume lässt für das, was uns ausmacht.

Was sich verändert hat – und was gleich blieb

Heute sehen wir auf einen Blick, welche Projekte in welchem Status sind. Wir haben weniger Rückfragen, klarere Übergaben, schnellere Reaktionszeiten. Aber vor allem: Die Mitarbeitenden fühlen sich mitgenommen. Sie sehen den Sinn hinter der Veränderung – weil Sie selbst daran mitgearbeitet haben.

Wir haben nicht einfach Software eingeführt. Wir haben gemeinsam Strukturen und Software modernisiert.

Ein ERP-System für kleine Unternehmen sind kein Luxus mehr sondern eine Chance. Prozesse zu optimieren. Auch im persönlichen Miteinander.“

Andre Baresel / Qvitech

5 Dinge, die ich als Geschäftsführer beim ERP-Projekt gelernt habe

1. Respektieren, was gut funktioniert
   Der Mittelstand hat bewährte Strukturen. Sie sind kein Problem – sie sind der Ausgangspunkt.
2. Mitarbeitende aktiv einbinden
   Beteiligung schafft Verständnis und Motivation. Das ist der wichtigste Erfolgsfaktor.
3. Kleine Schritte – große Wirkung
   Ein modularer Start nimmt die Angst vor dem großen Umbruch und zeigt früh Erfolge.
4. Transparenz in der Kommunikation
   Veränderung gelingt nur mit Vertrauen – und Vertrauen braucht Klarheit.
5. Ein ERP System ist ein Werkzeug – kein Ziel
   Die Technologie dient dem Team, nicht umgekehrt. Wenn das verstanden ist, wird das System auch genutzt.

10 Punkte für den Wechsel in ein ERP-System

1. Prozesse verstehen, bevor du digitalisierst
Wenn ihr Ablauf schon analog chaotisch ist, wird er digital nicht besser. Nehmen sie sich Zeit, ihre Prozesse wirklich zu durchdringen – sonst baut ihnen das neue ERP nur ein digitales Durcheinander.

2. Anforderungen klären – wirklich klären!
„Wir brauchen einfach alles“ ist kein Pflichtenheft. Sammeln sie konkrete Anforderungen aus allen Abteilungen. Was brauchen Vertrieb, Buchhaltung, Produktion & Co. wirklich?

3. Mitarbeiter von Anfang an einbinden
Ohne Team kein Erfolg. Wer das ERP später nutzt, sollte auch beim Auswahl- und Planungsprozess mitsprechen dürfen – sonst gibt’s später Sabotage durch passiv-aggressive Kaffeepausen.

4. Nicht alles auf einmal wollen
Sie müssen nicht direkt NASA-Level-Automatisierung einführen. Starten sie mit den wichtigsten Modulen, lernen im Prozess – und skalieren sie dann sauber.

5. Zeit realistisch einplanen
Spoiler: Es dauert länger als eine Woche. Gute ERP-Einführungen brauchen Zeit für Konzeption, Migration, Schulung, Testläufe. Planen sie mit Puffer – ihre Nerven werden’s dir danken.

6. Altdaten sind keine heiligen Schriften
Nicht jeder Datensatz aus 2007 muss mit umziehen. Überlegen sie gut, welche Daten sie wirklich brauchen – und nutzen sie die Chance zum Aufräumen.

7. Individualität vs. Standard – finde die Balance
Ein ERP muss zu ihnen passen – aber kein Code-Monster werden. Prüfe: Welche Prozesse sind standardisierbar, wo brauchen sie echte Individual Software?

8. Schulung, Schulung, Schulung
Ein ERP ist kein Selbstläufer. Ihr Team braucht Schulungen, Schulungszeit – und am besten jemanden, der auch nach dem Go-Live mit Rat und Tat zur Seite steht.

9. Integration ist kein Nebenthema
CRM, Shop, Buchhaltung, Lager? Alles will irgendwie sprechen. Achten sie auf Schnittstellen und saubere Datenflüsse – sonst wird’s ein Flickenteppich.

10. Denken Sie an morgen – nicht nur an heute
Ihr ERP soll sie nicht nur jetzt entlasten, sondern auch in fünf Jahren noch passen. Wählen sie skalierbar, modular und offen für Erweiterungen. Stichwort: Zukunftssicherheit.

Sie stehen vor ähnlichen Überlegungen?

Dann empfehle ich Ihnen: Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Team. Und dann mit einem Partner, der versteht, wie der Mittelstand tickt. Unsere Kunden und wir als Qvitech sind überzeugt: Der Schritt zur Software Modernisierung ist kein Risiko – sondern eine Investition in eine gesicherte Zukunft.

Fazit:

Ein ERP-Wechsel ist kein kleines Projekt – aber mit klarem Kopf, guter Planung und der richtigen Software (vielleicht sogar Individual Software) wird’s nicht nur machbar, sondern richtig gut. ERP-Systeme für kleine Unternehmen und den Mittelstand sind heute kein Luxus mehr – sondern eine Chance. Wer sie nutzt, stärkt nicht nur die Prozesse, sondern auch das Miteinander.